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24dic2007 0

Paso definitivo a Nozbe como gestor de tareas

Escritorio desordenado

Hace más de un año y medio, justo casi en los primeros pasos de nuestra red de blogs, publiqué un artículo en el que comentaba las diferentes herramientas de trabajo en grupo y gestión de proyectos que había estado analizando para gestionar el trabajo y las tareas diarias que generaba el día a día en Smallsquid.com.

Por aquel entonces estaba muy de moda Basecamp, y aún lo sigue estando; activeCollab se presentaba como una buena alternativa, pero en su momento la descartamos al no tener opción de Time tracking. A pesar de eso, meses más adelante, me dí cuenta que en el momento en el que me encontraba, tampoco era especialmente útil disponer de Time Tracking, y preferí ahorrar costes y pasar a activeCollab.

Portada de la web activleCollab
activeCollab tampoco acabó de cumplir mis expectativas una vez que estuve utilizandolo al 100%. La organización del entorno no era nada cómoda y se complicaba bastante la gestión del día a día. Así que su uso acabó siendo residual más que para utilizar las Milestones. Aún así seguía necesitando mejorar mi organización y gestión de tareas para aprovechar al 100% el tiempo que dedicaba de mi tiempo libre a llevar adelante la red. Las nuevas versiones de activeCollab, también incluyen Time Tracking y algunas características adicionales, pero ha pasado de ser un proyecto de software libre a convertirse en uno Open Source por el que se cobra por cada licencia.

El siguiente gran descubrimiento para mí fue GTD. Simplificando, se trata de una metodología de administración personal de actividades y tareas. Conocí esta metodología a través del blog El Canasto, y este a su vez a través de los enlaces y descubrimientos que nos regala Javier Martín desde Loogic. Su título me enganchó desde el primer momento: ‘Productividad Personal | Organízate con eficacia’. Si os pasáis, os recomiendo de entrada que os leáis este post sobre el calendario compacto. Si este pequeño ‘truco’ os es útil, imaginaros el resto de información contenida en dicho blog. Sobretodo para aquellos de vosotros que os ocurre como mí, sois un caos y para acabar de rematarlo, vuestra TODO List no para de crecer.

Nozbe

GTD Flujo de Trabajo
Pues bien, aquí empecé a ‘engancharme’ a esta forma de gestionarme el tiempo. Muy efectiva y que me estaba permitiendo poner en orden mi universo de tareas y proyectos que algún día quería hacer. Empecé a buscar información e incluso a probar algunas aplicaciones, como un plugin para firefox para utilizar GTD en tu cuenta de correo electróncia de GMail. Se trata de GTDInbox. Tener que pelearme para ponerlo a punto me sirvió para aprender y acabar de entender como funcionaba la metodología GTD.

Hasta ahora ha ido bien, ya que mi centro de operaciones y donde casi siempre llegan más tareas es a mi bandeja de entrada de Gmail. Con lo que me fué fácil trasladar mi gestión allí. Incluso me ayudó a mejorar mis tiempos de respuesta de e-mails, etc, ya que incorpora un curioso contador que te hace una cuenta atrás de dos minutos. Dentro de la dinámica de GTD, existe la regla de los dos minutos, si algo lo puedes hacer en menos de este tiempo… pues hazlo!! y sácatelo de encima. Pues no os podéis imaginar lo práctico que es aplicar esta tontería de regla…

Web oficial de Nozbe, gestor GTD
Hace unas semanas además, revisando el Feed de El Canasto, encontré un artículo donde hablaba sobre un gestor GTD en línea, Nozbe. En dicho artículo comentaba la adición de una nueva funcionalidad, poder enviar correo a dicho gestor con lo que facilita la gestión de tareas desde mi principal bandeja de entrada. Perfecto. Decidí probarlo, y aquí me tenéis enganchado y escribiendo sobre esta herramienta.

La herramienta se basa en cuatro pestañas. Inicio, siguientes acciones, proyectos y contextos. En la pestaña de inicio, tenemos un resumen de nuestras tareas y proyectos. La pestaña de siguientes acciones recoge todas aquellas tareas de ‘ayer’ (mal, muy mal…), hoy y mañana. Además de las que has marcado expresamente. En la pestaña proyectos, obviamente disponemos para cada uno, de la lista de tareas a realizar y en la pestaña de contextos, encontramos las tareas organizadas en base a su ‘contexto’ (Un contexto es un ‘lugar’ en el que se realiza una tarea. Aquí ‘sitio’ puede ser un lugar físico, un programa, un estado mental…).

La introducción de tareas es sencilla y rápida, de hecho Michael Sliwinski, ha optimizado recientemente los scripts para que sean más rápidos y ligeros. Se pueden introducir los siguientes campos para cada tarea: Un texto para describir la acción, el proyecto al que está asociada, el contexto, el tiempo estimado para realizar la tarea, la fecha límite o en la que debe estar hecha y finalmente una de las características para mí más útiles… indicar si se trata de una tarea repetitiva y la frecuencia con la que se repite. Esto hará que la tarea una vez realizada, se vuelva a crear automáticamente para la siguiente fecha de repetición.

Una vez realizada la tarea, se marca como tal y queda guardada en un ‘histórico’, donde además se puede consultar el tiempo total invertido en dicho proyecto. Además en cada proyecto se indica el tiempo invertido a lo largo del día. Aquí creo que se podría realizar una mejora, ya que el tiempo consumido durante el día, se encuentra distribuido entre los diferentes proyectos. A mí particularmente me vendría muy bien, disponer de un sitio donde poder consultar fácilmente el total del tiempo invertido para dicho día, y así poder ver si he cumplido con mi jornada de 8 horas. Sin tener que recorrer todos los proyectos. Si bien es cierto, que es una falta mía, al no utilizar adecuadamente las ‘Siguientes acciones’, hay ocasiones que cosas programadas para más adelante, se realizan antes de lo previsto y no te acuerdas de marcarla como una ‘Next Action’.

Una vez realizado el primer volcado de tareas, la gestión es sencilla y rápida. Otra característica importante es la posibilidad de compartir proyectos con otros usuarios. Mejorando así las tareas de delegación y colaboración. Jeroen Sangers (El Canasto), además ha escrito un artículo para What’s next action, en el que habla de cómo organizarse con Nozbe y Google Calendar. Quizás sea una una de las funcionalidades más destacadas que podría integrar en el futuro, un calendario y/o la compatibilidad con el estándar iCalendar.

Como resumen, sólo comentar que mi experiencia por ahora está siendo muy positiva. Para todos aquellos que estéis utilizando Basecamp Free, seguro que de entrada os resultará mucho más práctico Nozbe, ya que su versión gratuita,a mi parecer ofrece muchas más posibilidades que la de Basecamp. Por ejemplo, dispones de 5 proyectos en lugar de uno, 1 Mb. para guardar archivos, time tracking, posibilidad de compartir proyectos con otros usuarios, introducción de tareas desde tu correo, y en caso que necesitéis pasar a un plan superior, los precios son muchísimo más competitivos. El plan más caro, tiene el mismo precio que el Personal de Basecamp. Como último dato, es posible que en breve es posible que tengamos una versión en español, ya que su creador está buscando gente que le ayude a traducirla. Aún así es muy sencillo utilizar la herramienta con conocimientos muy básicos de inglés.

En la web oficial de Nozbe, podéis encontrar más información, así como un tour guiado por su servicio.

Categoría: SmallSquid


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